PDF'leri Derli Toplu Bir Teklif Dosyasında Birleştirin: Sıralama, Sayfa Boyutları ve Son Sıkıştırma

Adım adım

1. 1

   Önce her şeyi PDF'e dönüştürün

   Birleştirme aracı PDF'leri birleştirir; bu yüzden başlamadan önce her parçanın PDF olması gerekir. Ön yazıyı ve teklif metnini Word'den dışa aktarın (ya da .docx dosyasını çevrimiçi dönüştürün). Tablolar için gözü kapalı dışa aktarmayın: yazdırma alanını gerçekten istediğiniz aralığa ayarlayın, tablo genişse yatay yönlendirme seçin ve sütunlar sayfalara bölünmesin diye "bir sayfa genişliğine sığdır" kullanın — sonra PDF'e aktarın. Taramalar (imzalı formlar, belgeler) tarayıcınız destekliyorsa tarama anında PDF olarak kaydedilmeli; değilse görselleri dönüştürün. Dönüşümleri baştan bitirmek, birleştirme adımını sürprizsiz, saf bir montaj işine çevirir.

2. 2

   Dosyaları sıralama kendiliğinden anlaşılacak şekilde adlandırın

   Hiçbir şey yüklemeden önce parçaları sayısal öneklerle yeniden adlandırın: 01-on-yazi.pdf, 02-teklif.pdf, 03-butce.pdf, 04-ek-a-ozgecmis.pdf gibi. Bunun iki faydası var. Okuma sırasına, kafanız rahatken karar vermenizi sağlar ve sıralamayı hem dosya yöneticisinde hem de birleştirme aracının yükleme listesinde bir bakışta görünür kılar. Haftalar sonra da işe yarar: bir revizyon isteği geldiğinde ve dosyayı tek parçası değişmiş halde yeniden kurmanız gerektiğinde, numaralar yeni sürümün tam olarak nereye gireceğini söyler.

3. 3

   Bir belgenin yalnızca bir kısmı gerekiyorsa önce bölün

   Çoğu zaman kaynaklardan biri uzun bir belgedir ve dosyaya yalnızca bir dilimi gerekir — bir fiyat listesinin üç sayfası, bir şirket tanıtımının tek bölümü. Bu sayfaları PDF Böl aracıyla birleştirmeden önce ayırın: uzun PDF'i yükleyin, gereken sayfa aralığını seçin ve kendi başına küçük bir dosya olarak indirin. Önce böl, sonra birleştir yaklaşımı tersinden çok daha temizdir — her şeyi birleştirip sonra birleşik dosyanın ortasından istenmeyen sayfaları silmeye çalışmak zahmetli ve hataya açıktır; arada başıboş bir sayfa unutmak işten değildir.

4. 4

   Birleştirmeden önce sayfa boyutlarını ve yönlendirmeyi kontrol edin

   Birleştirme her sayfayı olduğu gibi korur; bu yüzden A4 Word çıktıları, Letter boyutlu taramalar ve yatay tablo sayfalarından oluşan bir dosya, okuyucu kaydırdıkça dönüp boyut değiştirir — teknik olarak sorunsuz, görsel olarak dağınık. Her parçayı açın ve aykırı olanları not edin. En iyi düzeltmeler kaynağında yapılır: tablo okunaklı sığıyorsa dikey A4'e ölçekleyip yeniden dışa aktarın; eğri ya da tuhaf boyutlu taramaları kâğıt boyutunu açıkça seçerek yeniden tarayın. Yan duran sayfaları birleştirmeden önce döndürüp dik kaydedin. Tek bir baskın sayfa boyutu hedefleyin; istisnaları da son dosyada keşfetmek yerine bilerek kabul edin.

5. 5

   PDF Birleştir aracına yükleyin ve sıralayın

   PDF Birleştir aracını açın ve hazırladığınız tüm parçaları tek seferde yükleyin. Liste sırasını numaralandırmanızla karşılaştırın — yerinde olmayan bir şey varsa birleştirmeden önce sürükleyip doğru konuma taşıyın. Bu, sıralamayı zahmetsizce değiştirebileceğiniz son andır; birleştirmeden sonra bir belgeyi taşımak, tüm adımı baştan yapmak demektir. Sıra planınıza uyunca birleştirmeyi çalıştırın ve birleşik dosyayı indirin. Parolalı girdilerin olduğu gibi birleştirilemeyeceğini unutmayın: önce korumalarını kaldırın (bunun için parolaları gerekir), sonra kilidi açılmış kopyaları dahil edin.

6. 6

   Birleşik dosyayı sayfa sayfa gözden geçirin

   Birleşik PDF'i açın ve her sayfayı tek tek çevirin — göz gezdirme değil, gerçek bir tur. Aradıklarınız: mükerrer belgeler (aynı dosyayı iki kez yüklemek çok kolaydır), eksik parçalar, tarayıcıların eklemeye bayıldığı boş sayfalar, 4. adımda gözden kaçan yan sayfalar ve bölüm sınırlarının beklediğiniz yere denk gelip gelmediği. Sayfa sayısının parçaların toplamına eşit olduğunu doğrulayın. Dosyanızda bir içindekiler sayfası varsa numaralarını birleşik gerçekle karşılaştırın; bir parça eklendiği ya da çıktığı anda numaralandırma kayar.

7. 7

   Son dosyayı e-posta için sıkıştırın

   Tarama içeren bir dosya kolayca onlarca megabayta ulaşır ve birçok e-posta sunucusu kabaca 20–25 MB üzerindeki ekleri reddeder. Birleşik dosyayı PDF Sıkıştır aracından en son adım olarak geçirin — sonda bir kez sıkıştırmak, her parçayı ayrı ayrı sıkıştırmaktan basittir ve taramaları iki kez sıkıştırmaktan iyidir. Sıkıştırdıktan sonra sonucu açın ve taranmış sayfalara yakınlaşın: imzalar ve küçük puntolu metin okunur kalmalı. Bozuluyorsa daha yumuşak bir sıkıştırma ayarı kullanın; iyi okunan biraz büyük bir dosya, fotokopi gibi görünen küçük bir dosyadan iyidir.