Word'den PDF'e Bozulmadan Dönüştürme: Yazı Tipleri, Sayfa Akışı ve Ön Kontroller

Adım adım

1. 1

   Düzenin neden kaydığını önce anlayın

   Bir .docx dosyası bitmiş sayfaları saklamaz. İçinde metin ve biçimlendirme kuralları vardır; dosyayı açan program sayfaları her seferinde sıfırdan dizer. Tam bu noktada üç şey ters gider. Birincisi yazı tipi değiştirme: dönüştürücünün çalıştığı sistemde belgenizin kullandığı fontun aynısı yoksa, farklı karakter genişliklerine sahip bir yedek font sessizce devreye girer; satırlar başka noktalarda kırılır, paragraflar uzar ya da kısalır ve ilk farktan sonraki her sayfa sonu yer değiştirir. İkincisi, dizgi motorları farklıdır: LibreOffice tabanlı dönüştürücüler ile Microsoft Word satır aralığını, iki yana yaslamayı ve tablo yüksekliklerini biraz farklı kurallarla hesaplar; küçük farklar sayfalar boyunca birikir. Üçüncüsü, yüzen nesneler — metin kutuları ve metin kaydırmalı görseller — paragraflara bağlıdır; metin yeniden aktığında onlar da birlikte kayar.

2. 2

   Dönüştürmeden önce yazı tiplerini Word'de gömün

   Masaüstü Word'ünüz varsa, tek bir ayar font değiştirme sorunlarının çoğunu engeller. Dosya > Seçenekler > Kaydet yolunu izleyin, "Yazı tiplerini dosyaya göm" kutusunu işaretleyin ve belgeyi .docx olarak yeniden kaydedin. Dosya ileride düzenlenecekse "Yalnızca belgede kullanılan karakterleri göm" seçeneğini boş bırakın; işaretlerseniz dosya küçülür ama yalnızca sayfada zaten bulunan harfler taşınır. Fontlar gömülü olduğunda dönüştürücü, benzerini tahmin etmek yerine gerçek font verisiyle çalışır. Bir uyarı: bazı ticari fontların lisansı gömmeye izin vermez — Word bu durumda sizi uyarır; dürüst çözüm, o metni gömülebilir bir fonta geçirmektir.

3. 3

   Standart veya metrik uyumlu fontları tercih edin

   Font gömemiyorsanız, dönüştürücünün genişliklerini birebir karşılayabildiği fontları seçin — harf şekilleri farklı olsa bile. Liberation ailesi (Liberation Sans, Liberation Serif, Liberation Mono) Arial, Times New Roman ve Courier New ile metrik uyumludur: her karakter aynı genişliği kaplar, dolayısıyla font tamamen değişse bile satır ve sayfa sonları yerinde kalır. LibreOffice ayrıca Calibri ve Cambria metrikleriyle eşleşen Carlito ve Caladea fontlarını da içerir — sıradan bir Calibri belgesinin, harfler biraz farklı görünse de LibreOffice tabanlı dönüşümden sayfa düzeni bozulmadan çıkmasının nedeni budur. Kaçınılması gerekenler: süslü yazı tipleri, geçen hafta kurduğunuz fontlar ve karşı tarafta bulunmayacak font sitelerinden indirilmiş her şey.

4. 4

   Kırılgan düzen öğelerini etkisiz hale getirin

   Bazı Word alışkanlıkları dönüşümü kötü atlatır. Boşluk bırakmak için kullanılan boş paragraflar, satır yükseklikleri değişince daralır ya da genişler — bunları gerçek sayfa sonlarıyla (Ctrl+Enter) ve Biçim > Paragraf'tan ayarlanan paragraf aralığıyla değiştirin. "Kare" veya "Sıkı" metin kaydırmalı görseller bir bağlantı paragrafına göre yüzer; o paragraf kayarsa görsel de kayar. Tasarım izin veriyorsa bunları "Metinle Hizalı" yapın; böylece bir karakter gibi davranır ve yerinden oynamaz. Satır yüksekliğine bel bağlayan tabloları kontrol edin: değişen bir font satırı uzatıp tabloyu iki sayfaya bölebilir. Elle yapılmış boşluk hilelerini hızlıca bulmak için biçimlendirme işaretlerini (¶ düğmesi) açın.

5. 5

   Word'den PDF'e aracıyla dönüştürün

   Word'den PDF'e aracını açın, .docx dosyanızı yükleme alanına sürükleyin (ya da tıklayıp seçin), dönüşümün bitmesini bekleyin ve sonucu indirin. Format konusunda bir ipucu: dosyanız eski ikili .doc formatındaysa, yüklemeden önce Word veya LibreOffice'te açıp .docx olarak yeniden kaydedin — modern format, özellikle tablolar ve gömülü görsellerde belirgin şekilde daha sadık dönüşür. Orijinal .docx'i saklayın; bir sonraki adımdaki karşılaştırma için ve bir şey kaydıysa düzeltmeler için ona ihtiyacınız olacak.

6. 6

   PDF'i sayfa sayfa gözden geçirin

   PDF ile Word belgesini %100 yakınlaştırmada yan yana açın. Önce toplam sayfa sayılarını karşılaştırın — fark varsa neredeyse her zaman font değişimi bir sayfa sonunu kaydırmıştır; 2. ve 3. adımlara geri dönün. Sonra sırayla bakın: ilk sayfadaki ve tek/çift sayfalardaki üstbilgi ve altbilgiler; ana başlıklardan önceki sayfa sonları; içindekiler tablosundaki girişlerin gerçek sayfa numaralarıyla uyumu (dönüşümden önce üretilmiş bir içindekiler bir sayfa şaşmış olabilir); sayfalara bölünen tablolar; ve her yüzen görselin hâlâ anlattığı paragrafın yanında durup durmadığı. Son sayfaya özellikle dikkat edin — akış bozulmaları birikir ve kendini önce orada gösterir.

7. 7

   Ne zaman doğrudan Word'den dışa aktarmanız gerektiğini bilin

   Masaüstü Word'ünüz varsa ve düzen hataya yer bırakmıyorsa — sabit sayfa referanslı imzalı bir sözleşme, baskıya hazır bir broşür, matbu bir kâğıda hizalanmış bir form — Word'ün kendi Dosya > Dışa Aktar > PDF/XPS Oluştur özelliğini kullanın. Belgeyi ekranda gösteren motorla aynı motor üretir; gördüğünüz neyse alacağınız da odur. Çevrimiçi dönüştürücü ise tam ters durumların doğru tercihi: .docx başkasından geldi ve sizde Office yok, telefondasınız ya da kısıtlı bir bilgisayardasınız veya rutin belgeleri toplu dönüştürüyorsunuz. Standart fontlarla dizilmiş gündelik rapor ve yazılarda iki çıktı pratikte ayırt edilemez — yerel dışa aktarıcının fark yarattığı yer, yukarıdaki uç durumlardır.